ศวท-มช.เปิดให้บริการระบบบริหารงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ บนคลาวด์
ศวท-มช.เปิดให้บริการระบบบริหารงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ บนคลาวด์
รายละเอียดระบบบริหารงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ บนคลาวด์ ศวท.มช.
Packages No. III
คุณสมบัติของ Cloud Server
· เป็น Cloud Server ที่เก็บตัวโปรแกรมและข้อมูล แยกเฉพาะหน่วยงาน
· CPU Type : Intel CPU Scalable with NVMe SSD
· vCPU : 2
· RAM : 6 GB
· SSD : 120 GB
· Network : 1 Gbps Shared
· IPv4 : 1 IP
· Backup : Daily Backup, Retention 3 Day
คุณสมบัติของโปรแกรม
1. การบริหารจัดการวงจรเอกสาร (Document Life Cycle)
- การรับ-ส่งหนังสือ: สามารถรับหนังสือจากภายนอกและส่งหนังสือภายในหน่วยงานได้รวดเร็ว มีระบบเลขรันอัตโนมัติแยกตามประเภทเอกสาร (ภายนอก, ภายใน, ประทับตรา, หนังสือสั่งการ,หนังสือประชาสัมพันธ์, หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็หลักฐานในราชการ) สามารถส่งหนังสือในลักษณะหนังสือเวียน ไปทุกหน่วยงานได้ในคราวเดียว
- การเสนอเซ็นและสั่งการ: รองรับ Workflow การไหลของเอกสารตามลำดับชั้น ผู้บริหารสามารถเขียนบันทึกสั่งการ (Annotation) ลงบนไฟล์เอกสารได้โดยตรง (หมายเหตุ ในกรณีที่ยังมีความต้องการที่จะเก็บเอกสาร Paper ไว้ ระบบE_Saraban สามารถพิมพ์บันทึกสั่งการลงบนเอกสาร Paper ได้ โดยไม่ต้องเกษียนบนเอกสาร Paper ซ้ำ)
- การลงรับอิเล็กทรอนิกส์: มีระบบออกเลขรับ-เลขส่ง และลงวันที่ให้อัตโนมัติ พร้อมประทับเลขรับ ติดบนหน้าเอกสารโดยอัตโนมัติ (ในกรณีจำเป็นพิเศษสามารถจองเลขที่หนังสือได้)
2. การรองรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature)
- ความน่าเชื่อถือ: รองรับการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งการลงนามด้วยลายมือผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ Tablet, Smart phone และการลงนามด้วยลายเซ็นอัตโนมัติ
- การตรวจสอบ: ความถูกต้องของลายเซ็น ถูกควบคุมโดยเจ้าของลายเซ็นเท่านั้น และป้องกันการแก้ไขเอกสารหลังจากลงนามแล้วได้
3. ระบบการจัดเก็บและค้นหา (Archiving & Search)
- การจัดเก็บที่เป็นระเบียบ: แยกหมวดหมู่เอกสารตามหน่วยงาน ปีงบประมาณ เดือน หรือตามแฟ้มงานสารบรรณ
- การค้นหาขั้นสูง (Advanced Search): เช่น สามารถค้นหาจากเลขที่หนังสือ, ชื่อเรื่อง
- การทำลายเอกสาร: เมื่อผ่านการขออนุมัติทำลายตามระเบียบสารบรรณ
4. การรักษาความปลอดภัยและสิทธิ์การเข้าถึง
- การกำหนดสิทธิ์ (Role-based Access Control): กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานตามตำแหน่ง เช่น เจ้าหน้าที่สารบรรณ, ผู้บริหาร, หรือหัวหน้าฝ่าย เพื่อจำกัดการมองเห็นเอกสารลับ
5. การออกรายงานและสถิติ
- รายงานสรุป: สามารถสรุปจำนวนหนังสือรับ-ส่ง ประจำเดือน หรือปีงบประมาณ
- Dashboard: แสดงจำนวนและสถานะเอกสารคงค้าง เพื่อให้ทราบว่าเอกสารติดอยู่ที่ขั้นตอนใดหรือบุคคลใดนานเกินไป
6. การแจ้งเตือน
- การแจ้งเตือน (Notification): มีระบบแจ้งเตือนผ่าน แอปพลิเคชัน เช่น Line Messager API หรือ Telegram เมื่อมีหนังสือใหม่เข้า หรือเอกสารที่ต้องเร่งดำเนินการ
ติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
โทร : 053-943397
อีเมล์ : stsccmu@gmail.com
